Supervisor de Recepción

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FUNCIONES Y TAREAS PRINCIPALES DEL PUESTO.

• Generar un ambiente de trabajo estable y favorable que fomente la comunicación.
• Verificar bitácora de seguimiento del turno y dar continuidad para el adecuado cierre.
• Briefing de turno con temas: meta de ventas, incidencias en casa, VIPS e informaciones generales, trabajos de mantenimiento programados, etc.
• Revisión de apertura de turno: cajas, fondos, vales y reembolsos pendientes.
• Organizar y delegar tareas a los recepcionistas en turno.
• Informar a Gerencia sobre los seguimientos del día y/o gestiones que requieran del apoyo.
• Confirmar el correcto bloqueo y programación de la hoja de operación: cambios, late check outs, nuevas reservas, back ups y extensiones.
• En caso de surgir cambios último momento, informar a los departamentos implicados en la preparación de habitaciones.
• Revisión de tareas asignadas, registros, salidas, interacciones con huéspedes.
• Realizar auditorías de check in, check out, etiqueta telefónica e interacciones en áreas comunes.
• Revisar el manejo adecuado de caja: cambios de divisa, cobros, reportes, cargos habitación, cancelaciones. Así como realizar arqueos de caja constantes.
• Dar continuidad a las incidencias en casa y dar cierre a los huéspedes con incidencias al check out. Generar contacto post estancia en caso de ser necesario.
• Revisar suministros y colaterales para el óptimo funcionamiento de la recepción. Generar las requisiciones al responsable para evitar desabasto.
• Participar en los planes de acción y capacitación del staff.
• Generar actas de reunión de las micro capacitaciones y prácticas operativas.
• Revisión constante sobre los índices de satisfacción, así como la generación de comentarios en redes.
• Verificar puntuaciones y generar acciones para estar en línea con los objetivos.
• Realizar reportes de mantenimiento y/o ama de llaves que sean necesarios para mantener el área de recepción en perfectas condiciones.
• Revisar los equipos de recepción y generar los reportes al área IT para su corrección.
• Cumplir con la meta establecida de afiliaciones al programa Palladium Rewards.
• Revisar que el histórico de huéspedes sea alimentado adecuadamente.
• Revisiones paulatinas a los estatus de llegadas, confirmar tiempos de entrega. Confirmando no sea mayor a las 15.00 hrs y en caso de existir algún retraso, informar a gerencia.
• Dar seguimiento a la hoja de operación y confirmar que lo estipulado se cumpla, cambios efectivos, cambios cancelados, nuevos cambios.
• Generar reportes de cierre de turno: menos producción, afiliaciones Palladium Rewards.
• Revisión de cajas y firmas de validación en cortes.
• Entrega de check list y pendientes a quien recibe turno: recepción nocturna, supervisor, gerente nocturno.